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【中小企業向け WEB会議・テレビ会議】自社で構築するSKYPE会議環境

skype会議


この記事では下記のような疑問を解決します。
  1. Skype会議をしたいけど何を買えばいいの?
  2. 会議室用、個人用で機材に違いはあるの?
  3. カメラやスピーカー選び方のポイントは?
 

中小企業でも数箇所の支店を持っている。そんな会社もいいうですよね。

「月に1度」や「年数回」は本社に集まって会議を開くというのもよくあることです。

ただこの会議にかかるコストというのが馬鹿になりません。
移動自体には生産性が殆どないため時間的なムダも多いものです。

またそのコストが気になって頻繁にミーティングを開くのがためらわれ、意思決定が遅くなってしまうという弊害もあります。

 

そんな問題を解決できるのがインターネット経由で会議を行う「WEB会議」「テレビ会議」です。

とくに無料で使える「Skype」は中小企業の強い味方です。

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WEB会議・テレビ会議を構成する3つの要素

WEB会議・テレビ会議といえば下記のようなイメージでしょうか?

このようなWEB会議・テレビ会議環境を構築するアイテムについて解説します。

 

カメラ&モニターの重要度は低い

会議メンバーを映し出すカメラとモニター。WEB会議・テレビ会議を構成する機器の花形!と言っても良いでしょう。

しかし実はカメラ&モニターの重要度は意外と低いのです。

先程のイメージ画像を再度見てみましょう。

このモニターに写っている映像にはほとんど意味はないということにお気づきでしょうか?
 

例えばテーブルの上に紙の資料を置いてもほとんど見えません。また商品サンプルもカメラの直前に置かなければよく見えないでしょう。

このような会議テーブル全体を写す広角の映像は会議室の雰囲気を伝える程度です。

花形っぽいカメラ&モニターは本当は重要度が低いのです。

 

重要なのはスピーカー&マイク

スピーカーフォン
 
 

逆に目立たないですが非常に重要なのがスピーカーとマイクです。

会議中は「資料に目を落としながら発言者の声を聴く」という感じですよね。発言者の声をキレイに拾い、また聞き取りやすく相手に伝えるマイクとスピーカーはとても重要なのです。

逆に言えばマイクとスピーカーさえ最適な選択をすればWEB会議・テレビ会議の満足度は一気に高まります
 

必要な機材は組み合わせで変わる

WEB会議・テレビ会議といっても様々なスタイルがあります。会議・ミーティングの規模によって必要となる機器も異なります。

個人 対 個人

各人がそれぞれWEB会議・テレビ会議に参加するスタイルです。WEBカメラ内臓のノートパソコンやスマートフォンから参加します。
 

会議室を使わないので「会議っぽさ」は無いですが、最も低コストでミーティングとしても実用的な運用方法です。

各人がそれぞれ会議に参加する必要があるのが欠点です。コンピューターリテラシーの低い社員へのサポートが重要です。

必要な機材

Webカメラ
下記のカメラも含めマイクを内蔵したタイプもあるが、マイクはヘッドセットを使用する。またWebカメラ内蔵ノートパソコンの場合はWebカメラ不要です。

Webカメラは1,000円程度の低価格なもので大丈夫です。
 

ヘッドセット
ノートパソコンはマイク、スピーカー内蔵タイプもあるが音が悪い(無駄な音を拾う)のでヘッドセットを使用してください。

1,000円程度の格安ヘッドセットもありますが少し良いものを選択することをおすすめします。

会議室 対 会議室

2つの会場をインターネットでつないで会議を行うスタイル。一般的にWeb会議・TV会議をイメージするとこのようなイメージになる。
 

1箇所に集まらなくて良いのがWeb会議・TV会議の最大のメリットですが「自分のデスクから会議に参加する」というのはWeb会議・TV会議に不慣れだと抵抗があるものです。

中小企業が始めてWeb会議・TV会議を採用する場合は「会議室 対 会議室」から始めるのがおすすめです。

必要な機材

Webカメラ
会議室を「引き」だけで撮るだけなら安価なWebカメラで問題ありません。ただ商品サンプル等を映し出すのであれば「ズーム機能」を持った会議室用のWebカメラを選択することをおすすめします。

 

カメラをパン(左右)・チルト(上下)をリモコンでコントロールできるWebカメラ。

ズームは1.2倍と低倍率なので4人がけミーティングテーブル程度を想定したカメラ。もっと大きい会議室では高倍率ズームに対応した機種を選んだほうが良いでしょう。
 

4倍ズームまで対応したWEBカメラ。ある程度広いスペースにも対応します。

 
 

モニター or プロジェクター
会議相手の画像を映し出すモニター・プロジェクターです。

安価に実現するのであればプロジェクターがおすすめです。

天吊り金具を使えば設置もラクラク。

 

より精細に映し出すのであれば大型モニターを選択することになります。50インチを超える大型モニターも近年は非常に安価です。

スタンドを併用することにより設置場所を選びません。

大型モニターの注意点
30インチを超えるような大型モニターは「4K」が標準となっています。ただ4K出力できるPC、ノートパソコンとの組み合わせが必須となりますので、事前にスペックの確認をしてください。難しいようであれば「プロジェクター」のほうが選択が容易です。
 

スピーカーフォン

会議室の中心に設置するスピーカー+マイクが一体になったスピーカーフォン。ハウリングやエコーを抑える音響コントロール技術が必要な高度な製品です。
 

スピーカーフォンはWEB会議・テレビ会議で最もコストをかけるべき最重要機器です。

 

会議室 対 個人

これまで「個人 対 個人」「会議室 対 会議室」で必要な機材を説明してきました。
 

「会議室 対 個人」では会議室、個人のそれぞれで必要な機材を揃えれば準備完了です。

>>>個人用の機材に戻る
>>>会議室用の機材に戻る

 

Skype と Skype for Business の違い

仕事でSkypeを使うなら「Skype for Business」のほうがいいのでは?と思いますよね。

では「Skype」と「Skype for Business」はどのように違うのでしょうか?

大きな違いは同時接続数

一番大きく違うのは同時接続数です。

SkypeSkype for Business
料金無料600円/人
ビデオ通話同時接続最大10最大250

このように無料のSkypeでは同時に10人(10箇所)からしか接続できません。

 

でも中小企業なら十分ですよね?

中小企業はSkype for Businessに入るべきか?

同時接続数や月額料金意義にもt街は多数あります(ホスト制限やActive Directory連携など)

しかし現状の1対1のSkype運用で問題ないなら必要性の低い項目と言えるでしょう。

10人(10拠点)のWEB会議・テレビ会議で足らないような状況になってから加入を検討すれば良いでしょう。

 

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まとめ

中小企業が自社で構築するWEB会議・テレビ会議環境ですがいかがだったでしょうか?

基本的には通常のビデオ通話の延長です。ただ会議室を使う場合は少し特殊な機器を揃えたほうが満足感が高くなります。

出張コストを抑える、気軽に顔を見て打ち合わせできるWEB会議・テレビ会議を使いこなして、より価値のある業務に集中できる環境を作ってくださいね。

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